Přestože došlo ke zpomalení veškerého dění, běh času zastavit nelze a nebylo možné odkládat uzavření potřebných pojistných smluv či dodatků k nim na pozdější dobu.
Jelikož platí, že pojistná smlouva, není-li uzavírána na dobu kratší jednoho roku, musí mít písemnou formu, valná většina pojišťoven řešila, jak rychle, efektivně a bezpečně zajistit podpisy pojistných smluv uzavíraných mezi nimi a jejich klienty.
Tradiční forma, tedy forma listinné smlouvy opatřené vlastnoručním podpisem, byla ve velkém procentu nedosažitelná z důvodu nemožnosti setkávání se, nepřítomnosti jednotlivých aktérů na jejich standardních pracovištích a jiných logistických problémů.
Nejjednodušším, nejoperativnějším a nejbezpečnějším řešením se zdálo využití elektronického podpisu.
Bohužel se ukázalo, jak malé procento pojistníků, resp. osob zastupujících pojistníky, disponuje uznávaným elektronickým podpisem. Pojišťovny proto v nouzovém stavu přistupovaly i na nouzová řešení k zajištění podpisu pojistné smlouvy.
Trocha teorie
K platnosti právního jednání učiněného v písemné formě (tedy i pojistné smlouvy, která je uzavírána na dobu delší jednoho roku) je podle zákona č. 89/2012 Sb. občanského zákoníku vyžadován podpis jednajícího.
Písemná forma je zachována i při právním jednání učiněném elektronickými nebo jinými technickými prostředky umožňujícími zachycení jeho obsahu a určení jednající osoby.
Jiný právní předpis (v našem případě z. č. 267/2016 Sb. o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce v kombinaci s Nařízením eIDAS) stanoví, jak lze při právním jednání učiněném elektronickými prostředky písemnost elektronicky podepsat.
Má se za to, že záznamy údajů o právním jednání učiněném elektronickém systému jsou spolehlivé, provádějí-li se systematicky a posloupně a jsou-li chráněny proti změnám.
Postačuje k uzavření smlouvy tzv. „prostý“ elektronický podpis?
V zásadě lze konstatovat, že v rámci jednání o běžných smlouvách postačuje k uzavření smlouvy elektronickou cestou tzv. „prostý“ elektronický podpis či naskenovaný vlastnoruční podpis připojený pod text vytvořený v libovolné čitelné formě, např. dokument ve formátu docx., pdf., či pod text uvedený v e-mailové či jiné zprávě. Elektronickým podpisem může být i e-mailová adresa nebo přihlašovací údaje do elektronického systému, pokud z nich lze dovodit identitu jednající osoby.
„Prostý“ elektronický podpis není zpravidla dostatečně důvěryhodný na to, aby mohl plnohodnotně nahradit vlastnoruční podpis. Za použití „prostého“ elektronického podpisu nelze spolehlivě zaručit ani integritu podepisovaného dokumentu a nelze tak zjistit následnou změnu podepisovaného dokumentu, popř. jeho pozměnění.
Pojistná smlouva je zpravidla smlouvou s vysokou hodnotou a použití „prostého“ elektronického podpisu nelze doporučit, resp. tato forma elektronického podpisu není pojišťovnami akceptována.
Uplatňovaná řešení při elektronickém podepisování pojistných smluv
Nejvhodnější a právně nejjistější cestou je použití uznávaného elektronického podpisu (tedy podpisu založeném na kvalifikovaném certifikátu, který je vydán kvalifikovaným poskytovatelem služeb vytvářejících důvěru) připojeného k dokumentu v příslušném pdf. formátu. Většina pojišťoven tuto možnost podepisování pojistných smluv nabízí jako alternativu k vlastnoručnímu podepisování smlouvy.
Další možností, hojně využívanou při uzavírání pojistných smluv z oblasti pojištění motorových vozidel, cestovního pojištění či pojištění majetku a odpovědnosti občanů, je vygenerování návrhu pojistné smlouvy v systému pojišťovny s následnou akceptací návrhu pojistné smlouvy ze strany pojistníka zaplacením pojistného ve lhůtě splatnosti uvedené v pojistné smlouvě. Při tomto způsobu uzavírání pojistné smlouvy je návrh pojistné smlouvy chráněn proti změnám a je opatřen údaji, pomocí kterých lze spolehlivě určit datum vystavení návrhu pojistné smlouvy a toho, kdo za pojistitele návrh pojistné smlouvy vyhotovil.
Po přechodnou dobu se pojistitelé snažili vyřešit i ty situace, kdy pojistník nedisponuje uznávaným elektronickým podpisem a pojišťovna neumožňuje uzavřít pojištění zaplacením pojistného. Jedno z takových řešení spočívalo v tom, že na straně pojišťovny byl návrh pojistné smlouvy opatřen uznávaným elektronickým podpisem pracovníka či pracovníků pojišťovny, klient následně mohl vložit svůj naskenovaný podpis do „komentáře“ umístěného pro pole určeného pro umístění podpisu. Použití tohoto řešení však bylo podmíněno následným potvrzením akceptace smlouvy uznávaným elektronickým či vlastnoručním podpisem.
Setkali jsme se i s názory, že lze situaci řešit tak, že na straně pojišťovny bude pojistná smlouva podepsána uznávaným elektronickým podpisem, následně bude klientem vytištěna a podepsána vlastnoručním podpisem. Z praktického hlediska je toto řešení problematické, neboť složení smlouvy ze dvou částí, kdy každá má jinou formu, jedna elektronickou a druhá listinnou, je nepraktické nejen pro archivaci dokumentu.
Závěrem
Události posledních měsíců ukázaly, že podepisování dokumentů uznávaným elektronickým podpisem může usnadnit a zefektivnit procesy uzavírání smluv, nejen smluv pojistných a činit různá právní jednání.
Také RESPECT přijal tuto výzvu a z rozhodnutí představenstva společnosti dochází k rozšíření možností elektronického podepisování dokumentů uznávaným podpisem tak, abychom mohli přispět k modernizaci a zefektivnění procesů uzavírání smluv mezi námi a vámi, našimi klienty.